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    物流管理效益以及改進策略
    所屬分類:寶得瑞觀點發表時間:2016-10-19

    一、物流管理的主要流程
      1.物資采購 
      (1)主要包含用戶計劃、計劃審批、平庫、采購等流程。
      (2)采購流程分為框架協議采購、定點采購、零星采購等,通過招標、詢價、競爭性談判等方式,與供應商確定采購價格及其他相關事項。
      (3)供需雙方簽訂物資采購合同。
      (4)執行采購結果,業務人員制作采購訂單。
      (5)根據實際到貨情況驗收入庫,如不合格執行退貨流程;形成庫存,進入倉儲管理環節。
      2.倉儲管理
      主要包括庫存物資保管、存貨盤點、存貨質量分析、安全管理等。
      3.物資配送
      主要包括客戶自提、委托發貨、供方發貨、運輸、裝卸等。
      二、物流成本效益分析
      1.物流成本核算范圍
      為了充分發揮規模采購與供應優勢,公司實行了專業化物資管理模式,由物資供應管理部門專門負責物資采購、存儲、發送等業務,充分履行“兵馬未動,糧草先行的”的后勤保障職責,同時通過規范化的運作,為生產項目大幅度降低了物流管理成本。
      2.物流管理的成本控制環節
      (1)物資采購環節。圍繞公司各探區建立靠前物資供應責任中心,分別負責本探區的物資采購與供應工作。同時由物資供應總部負責制度制定、流程監督、與公司溝通協調,從而實行中心與分中心雙層管理、總分結合的方式,便于物資跨區域調配,以及公司統定物資的總體價格談判,更有利于靈活、快捷的服務和高效、低成本運作。第一,建立框架協議下的戰略合作供應商,充分發揮規模采購優勢。由于物資供需雙方相互了解,對最低交易價格易于達成,對公司來講有相對滿意的價格下降空間。同時談判后簽訂框架采購協議,即約定單價而采購數量不定,協議一年內有效。協議約定當市場價格變動超過10%時,雙方再對既定價格進行談判。充分發掘源頭供應商,減少商業流通中間環節,從而大幅降低了采購成本,并確保了價格的穩定性。同時,戰略供應商可確保產品質量,在規定時間內送達,有效避免了物資到貨不及時給生產項目帶來的滯工成本。第二,采購價格談判過程,力爭將相關運費、裝卸費用、保險費用等均考慮在采購價格中,避免物資到貨后的附加采購成本發生。同時在合同簽訂中發揮規模采購方的主動權,將物資質量、遺失、毀損、到貨不及時等風險界定清晰,最大限度規避風險損失。第三,充分利用稅收政策,降低物資采購成本。集中由物資供應部門采購物資,規范供應商入網條件,要求對方必須為一般納稅人,且能夠提供17%的增值稅專用發票用以抵扣增值稅進項稅,為公司大大降低采購成本。另外,充分利用進口免稅政策、對國外項目供應物資及時獲得出口退稅資金,積極溝通獲得國家進口貼息。同時,國稅總局與財政部聯合下發了關于油氣企業自用成品油消費稅先征后返相關政策,集中采購確保最大限度使用內部油氣資源,以獲取消費稅返還資金,僅此一項可將汽油、柴油采購價格降低15%左右。規模采購獲得的稅收抵、返、退、免資金節約額約占物資采購總成本的25%以上。第四,充分利用ERP數據庫,便于實時采購價格對比。每月由專人利用數據庫信息,對新采購物資價格與系統歷史數據對比,價格差異超過一定幅度的,逐項追溯,查找原因,必要時重新招標談判確定最終價格。
      同時,利用歷史價格采購數量和單價數據作為基數,便于后續物資價格的確定,并可獲取一定比例的折扣優惠,不斷降低物資采購成本。第五,發揮規模采購優勢,大幅降低資金占用費用。公司常年以來建立了良好的信譽,因此物資采購資金基本采用先貨后款的方式支付,為公司資金運營效率的提升提供了保障。對于油料等生產急需物資,供應商往往要求預付資金,貨款到位后才可供油。由于建立了多年的合作關系,同時盡最大限度使用中石油內部加油站供應,目前95%左右的成品油采購均通過集體公司關聯交易封閉結算方式支付,不需要公司墊付預付款,從而大大降低了資金占用成本。
      (2)物資倉儲環節。第一,重視庫房硬件建設,確保倉儲物資安全。通過統一標準,對可能對庫存物資造成毀損的庫房狀況進行維護。第二,建立統一、規范的庫存保管制度,強化保管員存貨盤點工作,有效避免庫存物資遺失、被盜、毀損帶來的損失。第三,充分利用物資管理信息系統,專人負責數據分析,實時關注各項物資的存有量。對生產隊伍提交的物資需求計劃,進行評審、平庫,確保庫里沒有存量后方予以采購,從而避免了重復采購狀況,有效降低了存貨成本,大幅度降低了資金占用。第四,對長期合作供應商,針對部分生產常用并急需續物資,如被覆線等,與供應商簽訂代儲代銷協議。即物資由供應商代為存儲,項目領用后再定期與供應商結算,這樣既避免了缺貨風險,提高了物資調配效率,又大大降低了資金占用、降低了庫存成本,在項目運作中發揮了重要作用。
      (3)物資調撥環節。第一,物資調撥是將物資從倉儲庫房送達一線生產項目的過程。由材料車定期批量運送物資到生產隊伍,確保物資及時到位。第二,生產項目車輛自行帶料,進一步降低運輸成本。第三,采購合同簽訂時,部分物資價格含運送到項目一線的運輸費、裝卸費,從而減少了二次配送費用。第四,不同探區之間物資需求計劃,先在全公司物資數據庫中進行平庫,如其他探區有庫存且適用,則通過郵遞、車輛運輸等方式進行移庫,避免了重復采購現象,也進一步盤活了庫存資產,避免了呆滯物資的形成。
      3.物流管理中的風險防范
      物流管理各環節充分考慮存在風險,并通過各種手段將風險損失有效規避或轉移。
      (1)民爆物品和油品等危險運輸品由專業的、有危險品運輸資質的運輸公司派出車輛,必要時保安公司派出保安押運人員護送運輸,從而規避安全風險。
      (2)在簽訂采購談判和合同中,充分考慮可能存在的風險。在相關合同條款中約定責任的劃分,相關條款包括:質量保證條款,履約保證金,貨物遺失責任,到貨滯后補償等條款,均描述清楚,從法律角度避免責任不清產生的經濟糾紛。
      三、利用現代化財務管理手段改進物流管理,提升管理效益
      在傳統的物流管理模式下,物資管理效益不能充分體現,不同程度存在存貨動態管理不足,信息系統未完全開發并應用,庫存管理數字化水平有待提高等問題,物流成本相對較高。存貨管理是物流全流程中非常重要的內容,存貨管理水平的高低直接影響著企業的生產經營能否順利進行,并最終影響企業的收益、風險等狀況。因此存貨管理不僅是生產中同時是財務管理中一項重要內容。通過現代化的財務管理手段,數字化的物流管理工具,以及科學化的物流管理理論,可進一步提升存貨管理水平和管理效益。
      1.存貨管理的目標
      存貨管理的目標,就是要盡力在各種存貨成本與存貨效益之間做出權衡,在充分發揮存貨功能的基礎上,降低存貨成本,實現兩者的最佳結合。
      2.存貨管理需改進的問題
      (1)尚未實現全成本核算。倉存貨成本是因一段時間內儲存或持有商品而導致的,與所有的平均庫存量大致呈正比。從財務管理的角度看,存貨的持有成本應包含存貨的取得成本、儲存成本、缺貨成本等。在實際物流管理中,未將儲存成本考慮全面,同時對于缺貨成本無法直觀反映。
      (2)存貨動態管理有待進一步加強。存貨資產的質量和流動性是現代化物流管理的重要標志。如果存貨流動性差,存貨長期積壓形成無動態,如超過存貨保質期、技術淘汰、市場價格持續下跌等因素,還會造成存貨跌價損失。目前通過下達無動態控制指標、人工監控存貨狀態、采購前先平庫等方式,對存貨的流動性和存貨質量管理起到了很大作用,有效抑制了新的物資沉淀形成。同時通過跨探區物資移庫的方式,逐步盤活部分可用積壓存貨,降低了資金占用。
      (3)實際管理模式中,業務部門的存貨管理與財務部門的核算存在一定脫節的現象,庫存模塊的數據財務部門不能及時取得,缺少查詢權限,無法直觀的做到信息交互和共享。
      3.存貨管理改進方式
      (1)充分利用財務管理手段,進一步加大物資模塊與財務模塊的聯系,做出更有效的分析決策。單純的物資管理應與財務管理相結合,將現代化的財務管理手段充分應用于存貨管理,力爭做到全成本核算,評估最佳存貨儲量,避免存貨存量不足造成的缺貨成本和存量過多導致的無動態物資沉淀。從財務管理角度看,存貨成本=存貨取得成本+儲存成本+缺貨成本,其中取得成本=訂貨成本+購置成本。缺貨成本指由于存貨供應中斷而造成的損失。如因缺貨需要緊急采購代用材料以解決材料中斷之急,那么缺貨成本表現為緊急額外購貨成本。其中訂貨成本與訂貨批次正相關,儲存成本與訂貨批量正相關。而缺貨成本與物資存量呈現反向相關。只有取得成本、儲存成本、缺貨成本合計最低時,才是最佳存貨管理狀態,即需要確定最優經濟訂貨批量。對于偶爾用到的物資不需做過多物資儲備,需求單位與供應單位做好溝通,提前提交計劃確保物資及時到貨。對常耗物資需重點進行經濟訂貨批量分析。物資缺貨成本可以寬泛的理解為項目因物資不到位引發的誤工成本。采購成本除直接材料、運輸成本外,還應考慮組織人員、提前準備、招標文件編寫、合同文本簽訂等工作及為此付出的時間成本因素。儲存成本除保管過程發生的相關費用外,還應充分考慮物資儲備過多造成的存貨積壓、毀損成本。只有將以上各項成本考慮充分后,結合項目施工要求進行分析,才能夠做出更加充分、準確的采購規模和儲備計劃。因此,建立在理論模型基礎上,根據公式計算出的經濟批量分析無法實現且不具有可行性。最優訂貨批量的確定除運用財務管理計算公式外,更需要依托業務人員的經驗、歷史數據的參考。我們能夠借鑒的是管理理念,是基于成本最低化原則而引發的庫存管理模式的思考。
      (2)進一步加大ERP信息系統物資模塊的開發利用,借力實現實時分析與監控。目前,在物資管理中,人為操作、檢查、監控的力度大于系統自動化數據查詢功能的應用。業務人員在采購計劃批復前,需先在系統里逐項進行平庫,確認無動態庫存里無相同可用物資后才允許進行采購。人為手工操作較為繁瑣,且易產生遺漏,物資動態管理的效率有待提升。另外,采購價格的變動往往在業務完成后,由專人進行歷史數據比對,監控關口滯后。因此,應采取措施予以改進。第一,充分利用ERP信息系統,開發程序實現系統自動化控制,在制定采購計劃時,對于庫存中有的物資以及流動性差的物資分別彈出提示或警告窗口,待核實確認后再進行下一步操作,從而簡化了平庫流程,并可作到實時物資存量監控,有效提高物資管理效率。第二,系統應設置統一編碼物資,當采購價格變動異?;驖q降幅超過一定比例時,系統自動預警,以便于業務人員及時查找原因并發現存在問題。為降低物資采購成本起到主動管理作用。第三,進一步完善物資動態管理報表,將庫存物資分為儲存期3個月以內、3-6個月、6個月-1年、1年以上等幾個區間,對保存期限超過3個月的物資進行重點監控。特別是將監控重點落在保管期超過10個月的物資,而非落在已長期滯留的物資。因為如不及時關注,此部分即將轉化為一年以上無動態,影響存貨資產使用效率。同時,對于保存期長的逐項分析,報表中要直觀體現業務經辦人員姓名、物資保存狀態等,以便于責任追究和整改落實。第四,數字化庫房的建設,條形碼技術的應用,為進一步優化庫存規模和質量,提升物資管理效率起到關鍵作用,企業信息化發展必然為提高管理效益起到重要作用。
      四、結語
      物流管理專業化發展可充分發揮規模運作的優勢,在各個環節為公司降低物流成本、提升服務質量和效率,達到降本增效的目標。同時,向現代化物流管理模式邁進的過程中,公司還有很長的路要走。因此應不斷思考管理運行模式,加大信息化建設步伐,同時將現代化管理理念應用于企業管理中,以促進公司科學、健康、高效發展。

     

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